NHỮNG QUY TẮC VÀNG TRONG VIẾT EMAIL.

Nhiều người trong chúng ta có thể nhận hàng trăm Email mỗi ngày. Và việc mỗi ngày, mỗi người gửi và nhận Email sẽ không tránh khỏi được những sai lầm và có thể ảnh hưởng tới công việc của bản thân.
Dưới đây là những quy tắc viết Email hiện đại mà bạn cần phải năm rõ.

Cách Viết Email hiệu quả.
Cách Viết Email hiệu quả.

1. Tiêu đề email email rõ ràng, đúng trọng tâm.

  • Mọi người thường quyết định có mở email mới đọc hay không dựa vào tiêu đề. Hãy chọn một tiêu đề mà người nhận có thể biết được, liệu bạn sẽ đưa ra giải pháp cho vấn đề họ đang quan tâm hay không.
  • Ví dụ một tiêu đề email tốt: Thay đổi lịch họp hay các đề xuất cho dự án sắp tới…

2. Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp.

  • Nếu đang làm việc cho một doanh nghiệp, bạn nên sử dụng địa chỉ email có liên quan đến công ty. Tuy nhiên, nếu sử dụng tài khoản email cá nhân – liệu rằng bạn là một người làm việc tự do hay đôi khi muốn sử dụng nó cho một số email đặc biệt – thì bạn cũng nên cẩn thận khi lựa chọn email đó.
  • Một điều lưu ý, nên sử dụng địa chỉ email bao gồm tên của mình để người nhận biết được chính xác ai gửi thư đến. Đừng bao giờ sử dụng email bạn đã lập từ thời học đại học. Nó không phù hợp với văn hóa doanh nghiệp hay môi trường làm việc hiện tại nữa.
  • Ví dụ như “babygirl@…” hay “beerlover@…” – cho dù bạn cảm thấy chúng đáng yêu như thế nào!

3. Nghĩ kỹ trước khi quyết định “Reply All” (Trả lời tất cả).

  • Không ai muốn nhận email của 20 người mà chẳng hề liên quan đến mình. Việc lờ đi các email có thể rất khó khăn với nhiều người khi họ đã nhận được thông báo thư mới trên điện thoại và việc lựa chọn bỏ qua có thể khiến họ mất tập trung vào công việc hiện tại.
  • Do vậy, để tránh gây phiền hà cho người nhận, hãy cân nhắc kỹ trước khi lựa chọn “Reply All”. Trừ khi bạn thực sự nghĩ rằng tất cả mọi người trong danh sách cần phải nhận được email.

4. Sử dụng những lời chào chuyên nghiệp.

  • Đừng sử dụng những câu biểu cảm thường ngày tại nơi làm việc. Ví dụ như “Hey” hay “Chào anh bạn”… Tốt nhất là bạn nên đề cập đến tên người nhận trong email, tuy nhiên, không được rút gọn tên gọi của họ.

5. Hạn chế dùng dấu chấm than.

  • Nếu muốn sử dụng, bạn chỉ nên dùng một dấu chấm than duy nhất để thể hiện sự phấn khích. Mọi người thi thoảng mất kiểm soát, dẫn tới việc sử dụng khá nhiều dấu chấm than cuối mỗi câu. Điều này có thể khiến người nhận cảm thấy họ không kiềm chế được cảm xúc. Do vậy, hãy giới hạn ở mức ít nhất có thể.

6. Hãy cẩn thận với óc hài hước của bạn.

  • Sự hài hước có thể khiến bạn, không kiểm soát được giọng điệu đúng hay biểu cảm trên khuôn mặt.
  • Trong các hoạt động mang tính chất tương tác đòi hỏi tính chuyên nghiệp, tốt hơn là hãy để sự hài hước ra khỏi email trừ khi bạn biết rõ người nhận. Luôn nhớ là một điều gì đó có thể hài hước với bạn nhưng với người khác thì có thể không.

7. Mọi người đến từ các nền văn hóa khác nhau thì cách nói và viết phải khác nhau.

Việc hiểu nhầm rất dễ xảy ra do khác biệt về văn hóa, đặc biệt là trong hình thức giao tiếp bằng văn bản. Bởi vì chúng ta không thể nhìn thấy ngôn ngữ cử chỉ của người khác. Do vậy, hãy điều chỉnh thông điệp của bạn dựa trên nền văn hóa của người nhận và mức độ bạn hiểu rõ về họ.

8. Trả lời tất cả các email, ngay cả khi email đó bị gửi nhầm cho bạn.

  • Rất khó để trả lời tất cả các email đã được gửi đến nhưng hãy cố gắng làm điều đó, kể cả những email bị gửi nhầm cho bạn. Chắc chắn là bạn không thể khẳng định rằng mình sẽ không bao giờ gửi nhầm.
  • Do đó, hãy đặt mình vào người đã gửi nhầm cho bạn để thấy rằng trong trường hợp đó, tất cả chúng ta đều mong đợi nhận được một email phản hồi rằng đã gửi không đúng địa chỉ. Việc trả lời tất cả các email là một quy tắc lịch sự, nhất là những người gửi làm cùng công ty.

9. Đọc lại email trước khi gửi.

  • Bạn có thể sẽ bị phán xét do các lỗi không đáng có trong việc gửi Email. Do vậy, đừng dựa vào các công cụ kiểm tra lỗi chính tả, phần mềm soạn thảo. Thay vì như vậy, hãy dành thời gian đọc lại một vài lần email trước khi gửi.

10. Nhập địa chỉ email cuối cùng.

  • Không tránh khỏi trường hợp email bị gửi đi bất ngờ, trong khi bạn vẫn chưa viết xong và chưa kiểm tra lại chính tả do vô tình nhấn phải một phím nào đó trên bàn phím. Do vậy, hãy nhập địa chỉ email người nhận vào cuối cùng để tránh khỏi những sự cố đáng tiếc. Ngoài ra, nếu đang reply một email thì bạn cũng nên rèn luyện thói quen xóa địa chỉ gửi đến. Chỉ khi nào chắc chắn là email đã sẵn sàng thì mới thêm địa chỉ người nhận trở lại để gửi.

11. Kiểm tra kỹ lưỡng email của người nhận.

  • Mọi người hãy thật cẩn thận khi nhập địa chỉ email vì có thể bạn gõ sai tên hoặc vô tình gửi cho quá nhiều người cùng lúc.

Trên đây là các quy tắc vàng trong viết Email. Hãy đọc và áp dụng ngay từ bây giờ nhé.

Liên hệ:
Công ty CP Công Nghệ Giáo Dục NOVA
Tầng 2, nhà A, số 22 Thành Công, Hà Nội
Hotline: 0984.423.335
Email: novaedu.vn@gmail.com